La facturation électronique n’est plus un projet à venir : depuis le 1er septembre 2026, elle s’applique déjà à une partie des entreprises françaises, et elle concernera toutes les structures assujetties à la TVA d’ici septembre 2027.
Dans le cas des résidences de service, la réforme touche un point sensible : la relation de facturation entre l’exploitant et les copropriétaires bailleurs. Unicopro fait le point sur ce qui change, pour qui, et à quel rythme et avec un angle volontairement centré sur la situation du copropriétaire bailleur en résidence gérée.
Ce que la facturation électronique change concrètement
Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par email. C’est une définition précise, fixée par la norme EN 16931 : un document créé, transmis et reçu dans un format structuré, exploitable automatiquement par un système informatique, sans ressaisie humaine. Un email avec une pièce jointe PDF, aussi propre soit-il, ne répond pas à cette définition.
La réforme distingue également deux mécanismes à ne pas confondre :
- L’e-invoicing : l’échange de factures électroniques structurées entre entreprises assujetties à la TVA, via une plateforme agréée.
- L’e-reporting : la transmission à l’administration fiscale de données complémentaires (opérations avec des particuliers, avec des clients étrangers, etc.) qui ne transitent pas par une facture classique.
Pour un bailleur, ce changement se traduit très concrètement par 3 contraintes nouvelles :
- Un format imposé : la facture doit être émise dans l’un des formats structurés reconnus (voir plus loin), plus un simple PDF ou papier.
- Un canal imposé : la facture ne peut plus être envoyée directement par email ; elle doit transiter par une plateforme agréée par l’État.
- Une traçabilité imposée : chaque facture est associée à des données transmises à l’administration, ce qui rend les arrangements informels beaucoup plus difficiles à maintenir.
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises ne sont pas logées à la même enseigne, et la distinction de départ est simple : la réforme s’applique aux entreprises assujetties à la TVA, établies en France, pour leurs opérations B2B. Les structures non assujetties (associations sans activité lucrative, par exemple) restent en dehors de ce périmètre pour leurs propres opérations.
Le cas du bailleur personne physique en location meublée. Un particulier qui loue un ou plusieurs lots en meublé, dans une résidence de service, est généralement soumis à la TVA dès lors que la location s’accompagne de prestations parahôtelières (accueil, ménage, linge, petit-déjeuner) fournies par l’exploitant. Dans ce cas, il entre dans le champ de la réforme au même titre qu’une entreprise, même s’il n’en a pas toujours conscience.
Le cas de la société civile. Lorsque le bien est détenu via une SCI ou toute autre société civile, (c’est la société elle-même qui est l’assujettie et qui porte l’obligation), la question de la TVA se pose alors au niveau de la structure, indépendamment de la situation fiscale des associés.
Le cas particulier de la résidence de service. Ici, la facturation ne met pas en présence 2 acteurs, mais souvent 3 : le copropriétaire bailleur, l’exploitant de la résidence, et parfois un syndic ou un gestionnaire de charges.
Chacun peut être émetteur ou destinataire de factures électroniques selon la nature du flux (loyers, charges, refacturations). Pour bien identifier qui facture quoi à qui dans ce triangle, n’hésitez pas à lire notre article sur le sujet.
Découvrez un extrait de notre webinaire répondant à cette question : êtes-vous concerné en tant que copropriétaire-bailleur ?
Le calendrier : 2026, 2027 et après
Le calendrier de la réforme est fixé par la loi de finances, et il a déjà été décalé une fois par rapport au projet initial. Voici les dates en vigueur à ce jour :
| Date | Obligation | Qui est concerné |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Réception de factures électroniques | Toutes les entreprises, sans exception (grandes entreprises, ETI, PME, TPE, micro-entreprises) |
| 1er septembre 2026 | Émission de factures électroniques | Grandes entreprises et ETI |
| 1er septembre 2027 | Émission de factures électroniques | PME, TPE et micro-entreprises |
2 points à retenir pour un bailleur :
- Même si votre propre obligation d’émission n’intervient qu’en 2027, vous devez déjà être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis septembre 2026.
- L’exploitant de votre résidence, selon sa taille, peut basculer en facturation électronique avant vous. Ce qui rend d’autant plus urgent d’anticiper la question du côté copropriétaire.
Les plateformes agréées, l’annuaire et le rôle du syndic
Une plateforme agréée facturation électronique est un opérateur privé immatriculé par l’État. Elle porte aussi le nom de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Ses missions :
- Emettre les factures électroniques pour le compte de l’entreprise ;
- Réceptionner les factures adressées par les fournisseurs ;
- Transmettre à l’administration les données de facturation, de transaction et de paiement ;
- Convertir les formats entrants et sortants.
💡Comment choisir une plateforme agréée, pour un bailleur isolé ou une petite copropriété ?
Sans recommander un prestataire en particulier, quelques critères simples vous permettent de vous orienter :
- L’immatriculation DGFiP : vérifiez que la plateforme figure bien sur la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr, avec un statut d’immatriculation définitive (et pas seulement « sous réserve »).
- Les formats pris en charge : assurez-vous qu’elle gère au minimum le format Factur-X, le plus accessible pour un usage individuel.
- La simplicité d’usage : pour un bailleur qui émet peu de factures, une interface simple compte souvent plus qu’un outil pensé pour de gros volumes.
- La compatibilité avec votre solution existante : si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité ou de gestion locative, vérifiez qu’il est ou sera raccordé à une plateforme agréée.
Et le syndic dans tout ça ?
Le rôle du syndic. Le syndic facture majoritairement des copropriétaires particuliers, donc des non-assujettis. Ces appels de fonds et ces charges relèvent de l’e-reporting de transaction, pas de la facture électronique. Le syndic doit donc choisir une plateforme couvrant les deux volets, sinon il transmet la facture sans déclarer les données associées.
Attention à un raccourci fréquent. Une plateforme partagée à l’échelle de la copropriété ne fait pas disparaître la qualité d’émetteur. Chaque assujetti facture sous son propre SIREN, avec ses propres données.
L’e-reporting : ce que vous transmettez en plus de la facture
L’e-reporting complète l’e-invoicing. Il couvre les opérations qui échappent à la facture électronique.
3 cas déclenchent une transmission de données :
- Une facture adressée à un non-assujetti, par exemple un particulier.
- Une facture adressée à un assujetti établi à l’étranger.
- Une opération taxable sans facture.
2 flux se distinguent.
Les données de transaction portent le montant, la nature de l’opération et l’identité du client.
Les données de paiement concernent l’encaissement des prestations de services, transmises une fois la prestation payée. L’échéance diffère du calendrier d’émission : la transmission des données de paiement intervient au plus tard le 1er septembre 2027.
Pour un copropriétaire bailleur, la conséquence est directe.
- Si l’exploitant verse un loyer au titre d’un local commercial ou équipé, l’opération est facturée entre assujettis. Elle relève de la facture électronique.
- Si le copropriétaire facture directement des clients finaux, l’opération part en e-reporting.
- Le paramétrage de la plateforme doit couvrir les 2 scénarios.
Il existe alors 2 solutions : passer par votre exploitant qui intègre la facturation électronique OU vous équiper de votre logiciel de facturation. Nous vous avons tout détaillé dans cet article : https://www.unicopro.fr/facturation-electronique-residence-de-service/
Les 4 leviers d’action pour les copropriétaires bailleurs
Se faire accompagner
La réforme croise des enjeux juridiques, fiscaux et techniques qu’il est difficile de maîtriser seul : un accompagnement, par un expert-comptable ou une structure spécialisée dans les résidences de service, permet d’éviter les erreurs de démarrage.
Unicopro peut également vous accompagner car nous disposons d’un réseau de partenaires professionnels qualifiés et sélectionnés avec soin.
Mutualiser au niveau de la résidence
Une réflexion collective au niveau de la résidence, voire une négociation groupée avec une plateforme agréée, peut réduire les coûts et simplifier la coordination avec l’exploitant.
Cela évite également de se retrouver seul face à cette nouvelle situation. Là encore notre association vous aide à fédérer les copropriétaires bailleurs de votre résidence gérée et à trouver la meilleure alternative pour tous.
Anticiper le choix de plateforme
Attendre la dernière échéance applicable expose à un choix précipité : mieux vaut se renseigner et tester une solution en amont, plutôt que de découvrir ses contraintes en urgence.
Vérifier les clauses du bail commercial
Le bail commercial qui lie l’exploitant aux copropriétaires mentionne rarement, à ce jour, les modalités de facturation électronique : c’est l’occasion de vérifier si une clause doit être ajoutée ou précisée, notamment sur la question du mandat de facturation.
Ce qu’il faut retenir
| – La réception des factures électroniques est obligatoire pour les assujettis à la TVA depuis le 1er septembre 2026. – L‘émission devient obligatoire au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. – Le passage par une plateforme agréée et l’inscription dans l’annuaire sont incontournables. – La location d’habitation nue exonérée n’emporte pas d’obligation d’émission, mais la réception demeure due avec un SIREN. – Les sanctions sont plafonnées à 15 000 € par année civile et tempérées pour la première infraction réparée. – L’arrangement de facturation avec l’exploitant doit être formalisé par un mandat, sinon il devient irrégulier. – 3 voies existent : exploitant intégré , équipement individuel ou mutualisation au sein de la copropriété. L’arbitrage se joue sur la maîtrise des données. |
