Dans de nombreuses résidences de service, il est aujourd’hui courant que les copropriétaires demandent à l’exploitant (preneur à bail) d’établir les factures de loyer à leur place. Plutôt que d’émettre eux-mêmes ces factures, ils se reposent sur le logiciel de facturation de l’exploitant pour générer et transmettre ces documents à leurs clients, locataires ou partenaires.
Jusqu’à présent, ce fonctionnement informel, bien que pratique, ne posait pas de problème légal spécifique. L’exploitant produisait les factures pour le compte du copropriétaire, ce qui simplifiait la gestion pour les copropriétaires peu familiers avec les outils de facturation.
Une révolution en marche : la facturation électronique obligatoire dès 2026-2027
La situation est en train de changer : la France généralise la facturation électronique entre entreprises (B2B), dans le cadre d’une réforme fiscale majeure. La réforme impose que toutes les entreprises assujetties à la TVA :
· Soient capables de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026
· Et que l’obligation d’émettre des factures électroniques suive un calendrier progressif :
- Dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI,
- Puis pour les PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. Plus d’informations sur le site Service Public.
👉 A partir de ces dates, les factures doivent être créées, échangées et reçues via des formats électroniques structurés, transmis par des plateformes agréées par l’administration fiscale (elles sont nommées Plateformes de Dématérialisation Partenaires).
Pourquoi ce changement est-il important ?
La facturation électronique n’est pas un simple PDF envoyé par e-mail :
➡️ Elle doit être structurée (formats comme Factur-X, UBL ou CII),
➡️ Transmise via une plateforme agréée,
➡️ Et les données doivent être déclarées à l’administration (e-reporting). facture-electronique-2026.fr
Ce système vise à :
- Simplifier la transmission et la réception des factures,
- Réduire les erreurs et fraudes fiscales,
- Automatiser les contrôles de TVA, · améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique. Ministère de l’Économie
Que change la facturation électronique pour les copropriétaires en résidence de service ?
Si certains copropriétaires ne font pas eux-mêmes leurs factures et demandent à l’exploitant de le faire avec son logiciel, cette délégation va devenir problématique.
Pourquoi ?
Parce que :
✔️ La réforme s’appliquera à tous les assujettis à la TVA, y compris des personnes physiques ou morales qui n’émettent que quelques factures par an.
✔️ L’obligation de recevoir des factures électroniques s’applique à partir de septembre 2026 pour tout le monde.
✔️ L’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera aux petites structures (dont beaucoup de copropriétaires sont équivalents) à partir de septembre 2027.
💡 Autrement dit : les “solutions de contournement” basées sur l’émetteur externe (l’exploitant) ne seront plus suffisantes si elles ne respectent pas l’architecture de la facturation électronique.
Deux solutions possibles pour être conforme
Option 1 — L’exploitant intègre la facturation électronique à son logiciel
L’exploitant peut adapter (ou faire adapter) son système de facturation pour être compatible avec les plateformes agréées. Cela permettrait à l’exploitant de continuer à produire des factures électroniques pour le compte des copropriétaires, tout en respectant la réglementation.
⚠️ Il faudra cependant vérifier que :
- Le logiciel est compatible avec les formats obligatoires,
- L’exploitant peut émettre des factures au nom d’un autre assujetti à la TVA de façon conforme,
- Les données nécessaires sont correctement transmises et archivées.
➡️ Cette solution peut être techniquement complexe, mais reste la plus simple pour les copropriétaires.
Option 2 — Chaque copropriétaire s’équipe d’un outil de facturation électronique
En optant pour cette solution, vous allez devoir :
- Choisir une solution ou un logiciel de facturation électronique compatible,
- Emettre vous-même vos factures via une plateforme agréée,
- Gérer et archiver vos propres données de facturation.
⚠️Sans accompagnement ou formation, cela risque d’être un véritable casse-tête pour beaucoup.
Quels leviers pour réussir cette transition ?
Pour éviter l’effet “choc” de 2026-2027, il sera important pour les acteurs des résidences de service d’ :
- 📍 Informer et sensibiliser les copropriétaires concernés sur cette réforme,
- 📍 Anticiper dès maintenant l’intégration des solutions de facturation électronique,
- 📍 Évaluer les capacités des logiciels actuels des exploitants,
- 📍 Envisager l’accompagnement externe (experts, éditeurs de logiciels, comptables…) pour aider les copropriétaires.
Conclusion
La réforme de la facturation électronique représente un tournant majeur pour toutes les entreprises et entités assujetties à la TVA en France, y compris les copropriétaires en résidence de service.
Ce qui fonctionnait jusqu’à présent — confier à l’exploitant la production des factures via son logiciel — ne sera plus viable, si la facture n’est pas conforme aux nouvelles normes. Cette mutation impose soit l’intégration des obligations dans les systèmes de l’exploitant, soit que chaque copropriétaire s’équipe d’une solution dédiée.
💡 L’enjeu principal concerne la conformité fiscale, mais aussi la tranquillité de gestion pour les copropriétaires. Une préparation anticipée sera essentielle pour que cette transition se fasse sans perturbations majeures.
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